7 правил электронного этикета

При обмене информацией в киберпространстве точно так же существуют правила, как и при общении вне сети. Сегодня электронная переписка проходит довольно интенсивно, нам приходится постоянно принимать и отправлять важные сообщения, поэтому соблюдение некоторых правил сделает пространство Сети комфортнее и безопаснее для пользователя. Ниже 7 советов от бывшего агента ФБР Джека Шаффера в кратком изложении.

1. Внимание к стилю письма

С друзьями мы обычно общаемся в чатах, а электронное письмо прочно заняло нишу деловой переписки. По уровню формальности оно лишь немного уступает бумажным письмам. Поэтому следует соблюдать правила делового стиля: писать грамотно и по делу. В электронных письмах не следует применять сокращения или аббревиатуры, как в неформальной переписке в чате. Если хотите применить сокращение, например название организации слишком длинное и писать его несколько раз полностью неудобно, в первый раз нужно все равно использовать полное название, так как ваш адресат может не знать расшифровку.

2. Обращение к собеседнику

Существует определенный список принятых в деловом письме приветствий и обращений. Перед тем как писать, например, будущему работодателю тщательно продумайте, как будете к нему обращаться. То, что уместно в дружеской переписке, как правило не подходит к деловому стилю.

3. Минимум заглавных букв

Слова, написанные через CAPS LOCK, при чтении воспринимаются, как крик. Это выглядит грубо и недопустимо в электронном письме. Для передачи эмоций, когда это действительно необходимо, существуют знаки препинания.

4. Не пишите письма, когда злитесь

Эмоции мешают адекватному восприятию ситуации. Текст, написанный на эмоциях очень легко распознать. Если же вам действительно необходимо написать его в данный момент, постарайтесь отправить его после перерыва на кофе, медитации или просто отложить на пару часов. После возвращайтесь к работе над черновиком с ясной головой. Наверняка тон послания вам не понравится и придется сделать правки, если, конечно, выплеснуть эмоции на адресата не было вашей изначальной целью. Однако в официальном документе поспешное проявление агрессии негативно скажется на рабочих отношениях, чего вам, наверняка, хочется избежать.

Читайте также:  Молитва своему Ангелу Хранителю!

5. Всегда проверяйте адрес получателя.

Сколько неловких ситуаций никогда бы не произошли, проверь отправитель, что он нажал нужную кнопку или выбрал нужный адрес. Перед отправкой всегда проверяйте реквизиты письма.

6. Что попало в сеть никуда не исчезает

Электронные письма хранятся долго, если не и не вечно, то многие месяцы. Письмо могут пересылать, копировать и архивировать. Учитывая, что сообщения могут зажить собственной цифровой жизнью, думайте о его содержании. Как вы будете себя ощущать, если письмо станет доступно для просмотра случайным людям? Захотите ли вы его отправить?

7. Берегитесь вложений

Не открывайте прикрепленные файлы и не переходите по ссылкам, если не уверены в отправителе. Сообщения “с сюрпризом” — это популярный способ рассылки вирусов или взлома ваших личных данных. Даже если письмо с вложением неожиданно прислал вам знакомый контакт, проверьте информацию. Электронный адрес отправителя может быть взломан. Чтобы обезопасить себя используйте антиспамеры и антивирусы, иначе, как в незащищенном сексе, есть риск что-то подхватить.

Источник